Êtes-vous un chef de projet indépendant ou plutôt un conseiller ? Êtes-vous régulièrement confronté au fait de devoir apprendre plus sur une nouvelle entreprise, une nouvelle culture organisationnelle ou une nouvelle équipe ? Réussir votre prochain projet dépend en partie de vos performances mais voici quelques conseils basés sur les meilleures techniques de gestion de projets afin d’entreprendre les vôtres avec succès.
Le plus important dans la gestion de projets, est de rendre, à temps et en heure, en offrant la qualité et fonctionnalité demandée, le tout sans oublier l’enveloppe budgétaire. De plus, vous devez vous assurer d’atteindre les objectifs commerciaux attendus et gagner l’approbation de tous les intervenants. Plus facile à dire qu’à faire.
Mais alors, comment vous assurez que votre chef de projet atteindra vos objectifs, peu importe la situation rencontrée, l’industrie ou les personnes impliquées ? Voici quelques conseils pratiques pour une meilleure gestion de projets :
1. Planifiez et servez-vous-en
Afin de toujours, et sans exception, livrer à temps et en heure, vous devez avoir un plan solide. THE PLAN devient votre boussole, et vous aide à achever ce que vous entreprenez. Ce plan contient les dates limites des produits finaux et, clairement établies, les responsables liés aux activités. Le budget doit aussi être vérifié à plusieurs reprises et confronté aux meilleures pratiques commerciales.
2. Définissez vos livrables
Contrairement aux plans de projets traditionnels basés sur des listes d’activités, planifiez votre projet autour des produits finaux bien définis à livrer. Constamment savoir ce qui doit-être livré permet de clarifier les tâches et objectifs auprès des participants/collègues. De plus, se concentrer sur les livrables fait changer la culture entrepreneuriale de « travail à fournir» à « produits à livrer ».
3. Obtenez l’engagement et le soutien de chaque participant dès le départ
Livrer à temps est aussi lié à l’engagement de chaque participant avant l’adoption du plan. Tout le monde doit comprendre qu’ils sont sur le même bateau et si quoique ce soit se passe mal, tout le monde coule.
4. Instaurez la reddition de comptes
« Je peux et je vais le faire ! ». Toujours interroger et réviser le progrès effectué rend les gens plus conscients de leur travail. Repenchez-vous sur le plan de temps à autres et demandez-vous « A qui et pour quand ce projet doit-il être livré ? »
5. Faites-en sortes que l’équipe se replonge dans le plan aussi souvent que nécessaire
Trop souvent, le plan est écrit au départ du projet puis oublié dans un tiroir poussiéreux. Forcez-vous et votre équipe à relire, réviser et ajuster le plan si nécessaire tout en respectant les dates limites et le budget. Réviser régulièrement votre plan vous permettra d’anticiper les problèmes plutôt que de devoir y faire face.
6. Travaillez par rapport aux dates limites
S’il y a bien une chose que j’ai appris en travaillant plusieurs années comme chef de projet pour McKinsey & Company c’est de commencer par la fin. Les dates limites et résultats finaux sont définis au départ ce qui permet de concevoir les produits finaux (en établissant votre hypothèse principale) et d’étudier les étapes requises afin d’y arriver, le tout, dans les temps établis. Souvent, le produit final envisagé diffère du produit final obtenu. Cependant, avoir une hypothèse vous aura permis de diviser le travail en deux. Tout est question de prouver ou réfuter votre hypothèse. Quelle efficacité !
7. Analysez toutes les options possibles pour les étapes les plus importantes
Ayez-les sous la main. Pour être un bon chef de projet, une bonne gestion des risques est nécessaire. Demandez-vous, « Que pourrait-il mal se passer?», « Qui pourrait livrer ce sous-produit si le fournisseur ne le fait pas ? ». Avoir un plan de secours pour chaque étape vous assurera de mener votre projet à terme.
8. Questionnez constamment la valeur de votre projet
Questionnez la finalité du projet pour garantir que cette dernière soit conforme aux objectifs commerciaux. Ne vous attachez pas trop au projet car il est parfois mieux d’y mettre fin. Comprendre le contexte autours de votre projet est important. Que voulez-vous réellement accomplir ? Quels avantages pour l’entreprise ? Des projets ne peuvent pas être perçus comme des îles isolées. Posez des questions à la direction générale afin de comprendre le but ultime. Cela vous permettra de prendre les bonnes décisions face aux difficultés et options rencontrées durant l’exécution de votre projet.
9. N’oubliez pas de faire une analyse rétrospective
Enfin, un projet n’est achevé que si vous passez en revue les processus et résultats. « Que s’est-il mal passé ? », « Que s’est-il, au contraire, bien passé ? », « Que puis-je améliorer pour le prochain projet ? ». Recevoir des retours et conseils de la direction, des clients et de votre équipe est crucial pour votre courbe d’apprentissage.
La gestion de projet est un art qui demande de la discipline, des connaissances en sciences humaines et comportementales, une bonne communication ainsi que des compétences interpersonnelles.
Mais par-dessus tout, l’outils le plus important sur lequel vous devez vous concentrer et que vous ne devez jamais oublier, c’est THE PLAN. Pensez-y comme votre boussole qui vous aide et vous aiguille pour chaque nouvel itinéraire de projet, vous guidant sur le chemin du succès.
